Klokkenluidersregeling

Klokkenluidersregeling Menza Zorg

Inleiding
Deze klokkenluidersregeling is van toepassing op Menza Zorg. Menza Zorg hecht er waarde aan dat haar werknemers – en anderen die in een contractuele relatie tot Menza Zorg staan Menza Zorg verantwoordelijk is – op een adequate en veilige manier melding kunnen maken van vermoedens van onregelmatigheden of misstanden binnen de Menza Zorg organisatie, zodat deze kunnen worden opgelost.

Het op zorgvuldige wijze omgaan met vermoedens van onregelmatigheden of misstanden is van groot belang, vandaar dat een klokkenluidersregeling zoals deze (hierna: “deze Regeling”) is opgesteld. In deze Regeling wordt beschreven hoe vermoedens van onregelmatigheden of misstanden gemeld dienen te worden en welke procedure wordt gevolgd voor de afhandeling van dergelijke meldingen.
Door middel van deze Regeling geeft Menza Zorg uitvoering aan de Wet Huis voor klokkenluiders en aan artikel 3.1.5. van de Zorgbrede Governancecode.

Regeling

1. Definities

In deze Regeling wordt verstaan onder:
1. Afdeling raadgeving van het Klokkenluidershuis: de raadgevende afdeling zoals bedoeld in sectie 3a van de Wet op het Klokkenluidershuis.
2. Algemeen directeur: de persoon aangewezen als zodanig door het bevoegde orgaan van Menza Zorg.
3. Bestuurder: degene aangewezen als zodanig door het bevoegde orgaan van Menza Zorg en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
4. Betrokkene: de persoon waarop de melding betrekking heeft met betrekking tot zijn gedrag, handelen of nalaten.
5. (direct) leidinggevende: de persoon aan wie de medewerker (direct) verantwoording aflegt over zijn prestaties.
6. Externe derde: de persoon of organisatie zoals bedoeld in sectie 4, eerste lid.
7. Externe melding: ieder schriftelijk document waarin de melder een vermoeden van een misstand meldt aan de onderzoekseenheid van het Klokkenluidershuis, zoals bedoeld in sectie 4 van de Wet op het Klokkenluidershuis.
8. Interne melding: ieder schriftelijk document waarin de melder een vermoeden van een onregelmatigheid of misstand meldt aan de aangewezen functionaris.
9. Medewerker: elke persoon in dienst van Menza Zorg en iedereen die in een contractuele relatie tot Menza Zorg staat en waarvan het handelen of nalaten onder de verantwoordelijkheid van Menza Zorg valt. Tenzij anders overeengekomen met betrokkenen, omvat dit in ieder geval vrijwilligers, uitzendkrachten, gedetacheerden, ZZP’ers, en andere betrokken personen.
10. Melder: de medewerker die een interne of externe melding doet.
11. Melding: de kennisgeving van een vermoeden van een onregelmatigheid of misstand zoals beschreven in deze overeenkomst.
12. Ontvanger: de algemeen directeur of – indien de interne melding betrekking heeft op de functie van de algemeen directeur – de beleidsmaker aan wie de melder de interne melding doet, zoals beschreven in sectie 3.1, eerste lid.
13. Adviseur: elke persoon die het vertrouwen van de melder geniet en die uit hoofde van zijn beroep of ambt gebonden is aan geheimhouding.
14. Overeenkomst: deze Klokkenluidersovereenkomst van Menza Zorg.
15. Schriftelijk: elke vorm van documentatie, inclusief elektronische vastlegging zoals gedefinieerd in artikel 6:227a van het Burgerlijk Wetboek. Faxberichten worden expliciet niet beschouwd als schriftelijke documenten met het oog op de vertrouwelijkheid van de melding en de privacy van de melder.
16. Vermoeden van een misstand: een vermoeden dat redelijkerwijs is gebaseerd op de kennis dat een misstand plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van Menza Zorg, waarbij het maatschappelijk belang in het geding is vanwege:
a. een schending van een wettelijke bepaling, zoals diefstal, verduistering, corruptie en vervalsing van documenten;
b. een bedreiging voor de volksgezondheid;
c. een bedreiging voor de veiligheid van personen;
d. een bedreiging voor de bescherming van het milieu;
e. een bedreiging voor het correct functioneren van de openbare dienst of onderneming als gevolg van ongepast handelen of nalaten.
17. Vermoeden van een onregelmatigheid: een redelijk vermoeden van een fout of onwettigheid van algemene, operationele en/of financiële aard, plaatsvindend onder verantwoordelijkheid van Menza Zorg. Deze onregelmatigheden zijn zo ernstig dat ze buiten de reguliere werkprocessen van Menza Zorg vallen en de verantwoordelijkheid van de (direct) leidinggevende overstijgen.

2. Algemene bepalingen

2.1 Reikwijdte Regeling
1. De melder maakt geen gebruik van deze Regeling om persoonlijke klachten te uiten. Dergelijke kwesties dienen volgens de klachtenprocedure van Menza Zorg te worden ingediend, behandeld en afgehandeld.
2. De in deze Regeling beschreven procedure heeft geen betrekking op gewetensbezwaren van werknemers in verband met het verrichten van normale ondernemingsactiviteiten.
3. Bij het indienen van een melding handelt de melder niet uit eigenbelang en maakt de melder geen gebruik van deze Regeling om kritiek te uiten op de beslissingen die door Menza Zorg zijn genomen of het beleid dat door Menza Zorg wordt gevoerd.

2.2 Valse melding en eigen betrokkenheid
1. Indien de melder een melding doet, terwijl hij weet of redelijkerwijs behoort te weten, dat die melding vals is, worden tegen de melder passende maatregelen getroffen. Afhankelijk van de aard en de ernst van de valse melding, kan dit leiden tot:
a. een schriftelijke waarschuwing/berisping;
b. een op-non-actiefstelling;
c. een (tussentijdse) beëindiging van de contractuele relatie;
d. een beëindiging van de arbeidsovereenkomst, al dan niet in de vorm van ontslag (op staande voet).

2. Een individu dat een vermoeden van onregelmatigheid of misstand meldt, waarbij hij of zij persoonlijk betrokken is geweest, wordt niet automatisch gevrijwaard van eventuele maatregelen zoals eerder vermeld. Desalniettemin kan bij het vaststellen van passende maatregelen rekening worden gehouden met de melding die is gedaan.

2.3 Raadpleging van de Adviessectie van de Klokkenluidersinstelling van Menza Zorg
Indien nodig kan een melder de Adviessectie van de Klokkenluidersinstelling van Menza Zorg raadplegen voor:
a. Informatie over klokkenluidersregelingen;
b. Advies over het doen van een melding;
c. Bijstand bij het opstellen en indienen van de melding.

2.4 Raadsman
1. Een melder heeft de mogelijkheid om voor het adviseren over en het doen van de melding een advocaat in te schakelen en zich indien gewenst door de raadsman te laten vertegenwoordigen.
2. Wanneer de raadsman een medewerker van Menza Zorg is, geniet hij of zij de rechtsbescherming zoals uiteengezet in artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden.

3. Interne procedure

3.1 Interne melding
1. Tenzij in bijzondere omstandigheden zoals beschreven in artikel 4, paragraaf vier, dient de melder de interne melding te maken bij de aangewezen ontvanger.
2. Bij het doen van de interne melding dient de melder de procedure zoals beschreven in deze regeling nauwlettend te volgen.
3. Als de interne melding via e-mail wordt ingediend, wordt ervan uitgegaan dat de melder akkoord gaat met het ontvangen van alle correspondentie met betrekking tot deze regeling per e-mail op het opgegeven adres. Als de interne melding per post wordt ontvangen, worden alle correspondentie met betrekking tot deze regeling per post naar de melder gestuurd, tenzij de melder uitdrukkelijk (of later schriftelijk) aangeeft verdere communicatie per e-mail te wensen en zijn e-mailadres opgeeft.
4. De ontvanger maakt een (schriftelijke) aantekening van de datum van ontvangst van de interne melding en stuurt binnen één (1) week een schriftelijke ontvangstbevestiging naar de melder. Hierbij wordt een kopie van de interne melding bijgevoegd, voorzien van de genoemde aantekening.
5. De ontvanger onthult de identiteit van de melder niet zonder diens toestemming.
6. Tenzij dit het lopende onderzoek schaadt, informeert de ontvanger betrokkenen over de interne melding, het onderzoek en de uitkomst ervan.

3.2 Onderzoek
1. Nadat een interne melding is ontvangen, start de daarvoor aangewezen persoon zo spoedig mogelijk met het onderzoek.
2. Zowel de melder als de onderzoeker behandelt de melding met vertrouwelijkheid. Alle betrokkenen bij het onderzoek en de verdere afhandeling van een melding gaan op gepaste, zorgvuldige en vertrouwelijke wijze om met zowel de inhoud van de melding als de identiteit van de melder.
3. Het onderzoek naar een melding kan worden gestaakt in bepaalde situaties, waaronder:
a. Als er geen vermoeden is van een onregelmatigheid of misstand.
b. Als de melding te laat is ingediend, bijvoorbeeld wanneer de melder al langer dan één (1) jaar niet meer actief is binnen de organisatie.
4. De onderzoeker informeert de melder en betrokkenen schriftelijk over de beslissing om het onderzoek te staken, tenzij dit het onderzoeksbelang schaadt.
5. In de schriftelijke kennisgeving wordt gewezen op alternatieve kanalen om vermoedens van misstanden te melden.

3.3. Bekendmaking van het standpunt

1. Binnen acht (8) weken na ontvangst van de interne melding (zoals beschreven in artikel 3.1, paragraaf vier), informeert de aangewezen functionaris de melder schriftelijk en gemotiveerd over de resultaten van het onderzoek, het standpunt daarover en eventuele consequenties die eraan verbonden zijn of zullen worden. Bij het formuleren van dit standpunt respecteert de functionaris niet alleen de vertrouwelijkheid van verstrekte bedrijfsinformatie, maar ook relevante wettelijke bepalingen, met name op het gebied van privacy.
2. Indien de functionaris niet in staat is om binnen de genoemde termijn te voldoen aan de vereisten zoals beschreven in het eerste lid, brengt hij de melder hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte vóór het verstrijken van de termijn. Tevens wordt aangegeven binnen welke periode de melder het standpunt kan verwachten. Deze extra termijn bedraagt maximaal vier (4) weken.
3. De bepalingen van het eerste en tweede lid zijn ook van toepassing op de betrokkene, tenzij dit het onderzoeksbelang schaadt.
4. In de kennisgeving, zoals beschreven in het eerste lid, wordt gewezen op de mogelijkheid om vermoedens van een misstand te melden bij de onderzoeksafdeling van het Klokkenluidershuis.

4. Externe Procedure

1. De melder heeft de mogelijkheid om bij de onderzoeksafdeling van het Klokkenluidershuis:
a. Een vermoeden van een misstand te melden voor onderzoek, of
b. Een verzoek in te dienen voor een onderzoek naar de behandeling door de werkgever na het melden van een vermoeden van een misstand.
2. Deze procedure valt onder de Wet Huis voor Klokkenluiders.

5. Bescherming van de Melder
1. Een melder die te goeder trouw handelt bij de melding, zowel formeel (zie paragraaf drie) als materieel (zie paragraaf vier), en naar behoren heeft gehandeld, geniet bescherming zoals beschreven in artikel 7:658c BW. Dit houdt in dat de melder niet benadeeld wordt in zijn positie ten opzichte van Menza Zorg door de melding, noch op andere wijze hinder ondervindt.
2. Onder een besluit dat nadelige gevolgen heeft voor de (rechts)positie van de melder, zoals bedoeld in het eerste lid, wordt in ieder geval verstaan:
a. Het beëindigen van de contractuele relatie (inclusief ontslag), anders dan op eigen verzoek;
b. Het tussentijds beëindigen of niet verlengen van de contractuele relatie (inclusief een tijdelijk dienstverband);
c. Het niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een dienstverband voor onbepaalde tijd;
d. Verplaatsing, overplaatsing of weigering van een dergelijk verzoek;
e. Het treffen van disciplinaire maatregelen;
f. Het niet toekennen van salarisverhoging of het weigeren van een prijs-/tariefsstijging;
g. Het niet bieden van promotiekansen;
h. Afwijzing van verlofaanvragen.

3. Formeel zorgvuldig handelen door de melder houdt in dat:
a. De relevante feiten eerst intern zijn gemeld, tenzij dit redelijkerwijs niet van de melder kon worden verwacht zoals beschreven in artikel 4, paragraaf vier;
b. Bij externe melding de feiten op een passende en evenredige manier worden bekendgemaakt.

4. Materieel zorgvuldig handelen door de melder houdt in dat:
a. Er een redelijk vermoeden bestaat dat de gemelde feiten juist zijn;
b. Er sprake is van een maatschappelijk belang zoals beschreven in artikel 1.15;
c. Het maatschappelijke belang van externe bekendmaking prevaleert boven het belang van geheimhouding door Menza Zorg.

6. Anonieme Interne Melding
1. Alleen wanneer de melder gedetailleerd uitlegt welke zwaarwegende redenen hij heeft om anoniem te blijven, kan de melder bij de ontvangende functionaris een anonieme interne melding maken.
2. De ontvangende functionaris behandelt de anonieme interne melding zoveel mogelijk volgens de interne procedure zoals beschreven in artikel 3. Het is logisch dat de anonieme melder geen ontvangstbevestiging, standpuntkennisgeving of andere berichten van de ontvangende functionaris ontvangt.
3. De anonieme melder kan te allen tijde ervoor kiezen om zijn identiteit schriftelijk aan de ontvangende functionaris bekend te maken. Als de anonieme melder zijn e-mail- of postadres vermeldt, gelden de bepalingen zoals beschreven in artikel 3.1, derde lid, onverminderd.
4. Nadat de ontvangende functionaris de schriftelijke bekendmaking zoals beschreven in paragraaf drie heeft ontvangen, behandelt hij de interne melding verder volgens de interne procedure zoals beschreven in artikel 3.

7. Geheimhouding
Naast wat is bepaald in artikel 3.2, tweede lid, is het voor eenieder die op grond van deze regeling informatie verkrijgt over de melding, verplicht tot geheimhouding, tenzij hij of zij op grond van de wet gemachtigd of verplicht is om deze informatie aan een derde partij te verstrekken.

8. Verantwoording
1. De directie legt jaarlijks schriftelijk verantwoording af over de uitvoering van deze regeling aan het bestuur, de ondernemingsraad en de cliëntenraad van Menza Zorg.
2. In het jaarverslag zoals bedoeld in het eerste lid wordt in geanonimiseerde vorm en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verslag gedaan van:
a. Het aantal en de aard van de interne meldingen.
b. Het aantal en de aard van de anonieme interne meldingen.
c. Het aantal en de aard van de externe meldingen, voor zover bekend.
d. Het aantal interne meldingen (al dan niet anoniem) waarbij onderzoek en verdere behandeling zijn gestaakt zoals beschreven in artikel 3.2, derde lid.
e. Het aantal interne meldingen (al dan niet anoniem) waarbij de ontvangende functionaris onderzoek heeft verricht en de ingenomen standpunten zoals beschreven in artikel 3.3, eerste lid.